Nieuwsbrief januari 2012
een ondernemend, goed,
gezond en positief 2012 toe !
Dynamiek in de organisatie vraagt andere afspraken met de ondernemingsraad!
In 2002 begon de Brabantse gemeente Heusden, stapsgewijs met de ‘Heusdense Manier van Werken’, inmiddels afgekort als HMW. Dit vanuit de ambitie om de burger centraal te stellen. Flexibel, teamoverschrijdend en locatie-ongebonden werken waren daarbij middel en (intern) doel tegelijk. Om deze doelen te bereiken werden letterlijk en figuurlijk wanden gesloopt, flexplekken ingevoerd en de onderlinge kennisdeling tussen ambtenaren actief gestimuleerd. Vooral de afgelopen jaren werden grote stappen gezet richting honderd procent digitaal werken. De HMW scoorde niet voor niks de e-Government Award. Heusden is dus trots op zijn eigen vorm van het nieuwe werken. Al deze veranderingen trokken echter ook een wissel op de samenwerking met de OR. In het streven naar een optimale en efficiente organisatie werd de OR onbedoeld vergeten.
Hans van der Ven, gemeentesecretaris van Heusden, de Brabantse gemeente onder de rook van Den Bosch, vertelt over zijn ervaringen met medezeggenschap in een organisatie in verandering.
Nieuwe dynamiek
Als je als organisatie deze ambities waarmaakt dan geeft dat trots onder de medewerkers. Het stelt hoge eisen aan management, medewerkers en aan de OR. Wat betreft medezeggenschap zaten we echter nog lang in het oude model. De uitdaging is nu veel meer om de OR van meet af aan te betrekken. Door vanaf de start te participeren is de OR in de gelegenheid zich gedegen voor te bereiden op het advies of de instemming die uiteindelijk gevraagd gaat worden. Alleen dan kan echt worden samengewerkt.
Dit inzicht kwam niet vanzelf. Er was een discrepantie ontstaan tussen de dynamiek van de organisatie en de manier waarop de OR betrokken was. De OR kreeg nog steeds uitgewerkte plannen voorgelegd ter advisering of instemming. Soms kwamen die plannen ook te laat, of werd de OR helemaal vergeten. De gevolgen waren buitengewoon onbevredigend. Niet alleen voor de ondernemingsraad; ook het behalen van de doelen van de organisatie als geheel kwam hierdoor in gevaar. De ene keer accepteerde de OR de plannen uit arren moede omdat terugdraaien geen optie was, of plaatste hij juist kanttekeningen, die we liever eerder hadden geweten. In andere gevallen ging de OR niet akkoord, waardoor de betrokken plannenmakers helemaal opnieuw moesten beginnen. Tijdverlies en demotivatie waren het gevolg.
Eind 2009 kwam de OR daarom met een voorstel. Twee keer per jaar bespreken OR en bestuurder de planning voor het komende half jaar en de OR geeft bij de verschillende plannen aan, welke rol hij hierin wenst te spelen. Buiten deze tweejaarlijkse bijeenkomst wenste de OR een tweewekelijks, informeel overleg met de bestuurder om elkaar te informeren over lopende zaken. En daarnaast hield men vast aan in principe elke zes weken een overlegvergadering.
Heisessies
In 2010 werd deze werkwijze uitgeprobeerd. Het resultaat was helaas nog steeds onbevredigend omdat de OR toch te vaak te laat bij een proces werd betrokken. Zo was er bijvoorbeeld in goede afstemming met de betrokken medewerkers, voorgesteld een team op te heffen. Vervolgens werd de OR om een oordeel gevraagd, maar dat had naar zijn idee geen enkele toegevoegde waarde meer. De OR had eerder betrokken willen worden, zodat suggesties tijdens het proces van overleg met de medewerkers konden worden gedaan en meegenomen.
Toen is besloten een externe deskundige in te schakelen, die door beide partijen gedragen werd. Doel was patronen te doorbreken en goed werkende afspraken te maken.
In een heisessie met de bestuurder, de leden van de ondernemingsraad en de adviseur kwam alles op tafel: spanningen, kromme communicatie, hardnekkige misverstanden. De adviseur zag erop toe, dat we niet in de verdediging schoten, maar samen naar een oplossing werkten, want dat wilden we namelijk allemaal. Belangrijkste knelpunt bleek de communicatie tussen bestuurder en OR. Die kon intensiever en meer continue.
Uiteindelijk hebben OR en bestuurder het vertrouwen in elkaar uitgesproken. Wat betreft doelstellingen liggen OR en gemeente zeer dicht bij elkaar. Beide willen we namelijk een efficiënte organisatie, die de burger op de eerste plaats zet en waar het plezierig werken is. Vervolgens zijn duidelijke afspraken over de samenwerking gemaakt.
Nieuwe afspraken
De kern van de nieuwe manier van samenwerken is tweeledig. Er wordt meer gecommuniceerd. Een OR-lid dat met een vraag rondloopt, spreekt mij zonodig in de wandelgang aan (wij noemen dat inmiddels jas-trek-momenten). Minstens zo belangrijk is dat de OR voortaan overal direct bij betrokken wordt. Als ik het team P & O vraag een voorstel voor te bereiden over een bepaald onderwerp, dan is het nu onze werkwijze, dat de OR wordt gevraagd om al op voorhand aan te geven wat de belangrijke aandachtspunten zijn voor de OR. In het voorstel van het team P & O aan de directie wordt daar dan al direct op ingegaan. Bij onderwerpen waarvan de OR heeft aangegeven een intensieve rol te willen spelen, nodig ik de OR tegenwoordig al aan het allereerste begin van de voorbereiding van nieuwe ontwikkelingen uit om actief mee te denken en te participeren. Wel is de afspraak duidelijk, dat de OR de handen kan vrijhouden met het oog op de formele advies- of instemmingsaanvraag, die later komt. Maar als je goed samenwerkt, dan blijkt in de praktijk, dat het formele moment in het proces niet meer zo spannend is.
Dit betekent alles bij elkaar wel meer werk aan de winkel voor de ondernemingsraad. De OR moet zich oriënteren op tal van complexe onderwerpen. De OR-leden doen dat door de onderwerpen te verdelen onder werkgroepen, die zich specialiseren. Er is samen een klimaat geschapen, waarin de OR ruimte krijgt om tijdig te zeggen wat hij vindt.
Want hoe meer je elkaar spreekt, des te beter je elkaars taal verstaat en des te minder misverstanden en wantrouwen een kans krijgen. Vertrouwen is de nieuwe basis van de samenwerking op het gemeentehuis in Heusden.
Uiteindelijk kun je stellen dat de Heusdense Manier van Werken, ofwel 'het nieuwe werken' nu ook gevolgen heeft voor de samenwerking tussen bestuurder en OR. Als de organisatie in een dynamisch proces zit van ontwikkelingen en innovaties, dan moet je ook de manier van samenwerken tussen de OR en de WOR-bestuurder aanpassen op die dynamiek. Dat is de les, die wij samen hebben getrokken. Gunstige gevolgen: een betere en prettiger manier van samenwerken, snellere besluitvorming, respect en waardering over en weer, waardoor het werk voor de OR-leden alleen maar leuker en effectiever wordt.
2012: OR BEHEERT ZELF REGISTRATIEGEGEVENS
Jullie OR staat geregistreerd bij het GBIO. In 2012 komt er een nieuw informatiesysteem bij het GBIO, Mezzo. OR-en en andere medezeggenschapsorganen gaan daarin zelf hun registratiegegevens beheren. Het GBIO legt daarmee de verantwoordelijkheid voor een correcte registratie bij de OR zelf. In 2011 konden de GBIO-erkende opleidingsbureaus de registratiegegevens van de OR nog voor jullie aanpassen, in 2012 kan dat niet meer. Alleen de OR kan dat. Hoe gaat dat in de praktijk?
Klik hier voor meer informatie (klik vervolgens op logo van Mezzo).
BELANGRIJK
Om in aanmerking te komen voor de GBIO-bijdrage moet MZ Services trainingen in Mezzo kunnen registreren. Dit kunnen we alleen doen als jullie ons toegang geven tot jullie registratiegegevens; dit kunnen jullie doen door in Mezzo MZ Services aan te vinken. Klik op bovenstaande link voor meer informatie.
Integratie Jeugdgezondheidszorg
De feiten op een rijtje. De consultatiebureaus (jeugdgezondheidszorg 0-4 jarigen) gaan per 1 januari 2012 van de thuiszorgorganisaties over naar de GGD’s. Medewerkers krijgen een andere werkgever, andere rechtspositie, maar staan ook samen met de GGD-medewerkers nog op een belangrijk traject te wachten. De GGD’s zullen voor wat betreft jeugdgezondheidszorg dichterbij de cliënt georganiseerd moeten worden: de GGD dichtbij! Tevens is een integratie van het jeugdgezondheidszorgbeleid een belangrijk doel. Daarbovenop komen de bezuinigingsplannen vanuit de gemeenten. Met andere woorden: een complexe veranderopgaaf met consequenties voor de organisatiestructuur, functies en formatie, maar ook voor de cultuur en de werkwijze. Onderdeel van een andere werkwijze, is het werken in interdisciplinaire teams.
Het betekent ook dat de gemeenten nog sterker dan nu, een rol zullen spelen in de vormgeving van het totale aanbod van diensten en voorzieningen voor kinderen en gezinnen. Gemeenten zullen vooral preventief willen werken. Hierbij is het streven om één doorlopende lijn in de ondersteuning van gezinnen vorm te geven.
Van belang om in dit verband te weten is, dat de reorganisatie voor GGD Dichtbij al aangevangen is, voordat de medewerkers vanuit de thuiszorgorganisaties over gaan naar de GGD.
Wat betekent dit voor de medezeggenschap? Formeel is hier voor de OR van de GGD het politiek primaat van toepassing voor wat betreft het principe van de overdracht van personeel naar de GGD. Echter met betrekking tot het hoe (hoe ziet de inpassing en nieuwe organisatie eruit) en de personele consequenties, maar ook hoe deze worden opgevangen, is adviesrecht conform artikel 25 lid 1 van de WOR aan de orde. Voor de reorganisatie en uitwerking van de bezuinigingsplannen op de organisatie en personeel, is tevens het adviesrecht van toepassing.
Voor de OR-en van de thuiszorgorganisaties geldt ook adviesrecht voor de overdracht van personeel.
De OR van de GGD wilde betrokkenheid van de medezeggenschap van de thuiszorgorganisaties bewerkstelligen door een bijzondere ondernemingsraad in het leven te roepen, zodat invloed van alle partijen op de reorganisatieplannen (denk aan topstructuur en hoofdlijnen) geborgd zou zijn. Immers de desbetreffende medewerkers van de thuiszorgorganisaties zouden met de reorganisatie te maken gaan krijgen. Verder zou via deze BOR ook (formeel) samengewerkt kunnen worden op het gebied van de overdracht van het personeel en de voorwaarden waaronder dit zou gaan gebeuren. Veel voordelen voor alle partijen dus, zo samenwerken in een BOR. Helaas zit aan een dergelijke medezeggenschapsamenwerking ook een heel formele kant. Zo moet de BOR opgericht worden middels een convenant, waarin afspraken staan over wie meedoet en hoe besluitvorming tot stand komt. Vraag je mij welk aspect het belangrijkste is, dan kan ik niet kiezen; zonder de formele aspecten kan een BOR immers niet opereren. Vraag je mij welk aspect de meeste aandacht verdient en doorslaggevend is wanneer het gaat om het uitoefenen van invloed, dan weet ik het wel; samenwerking in een BOR betekent namelijk het bundelen van krachten, de neuzen dezelfde kant op en één stem vormen richting bestuur. Met andere woorden: samen met de inhoud en korte metten maken met formele aspecten!
Column voor NU 91
Angélique van de Velde
MZ services
Cursussen open inschrijvingen voorjaar 2012
Basiscursus ARBO
Op donderdag 19 januari 2012 van 09.30 - 17.00 uur in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten inclusief GBIO-bijdrage, lunch en cursusmateriaal € 225,00 per deelnemer.
Cursus financiën voor de OR in de lokale overheid
Op vrijdag 27 januari 2012 van 09.30 - 17.00 uur in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten inclusief GBIO-bijdrage, lunch en cursusmateriaal € 225,00 per deelnemer.
Workshop voor WOR-bestuurders
Op woensdag 15 februari 2012 van 08.30 - 12.30 uur in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten inclusief cursusmateriaal € 125,00 per deelnemer.
Basiscursus WOR
Op dinsdag 21 februari 2012 van 09.30 - 12.30 uur in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten inclusief GBIO-bijdrage, lunch en cursusmateriaal € 225,00 per deelnemer
Workshop Intervisie
Een workshop bestaande uit 6 afzonderlijke dagdelen. Deze workshop is bestemd voor gevorderde voorzitters en secretarissen.
Onder het motto 'leren van, door en met elkaar' heb je een groter zelfinzicht gekregen.
Op 24 januari, 28 februari, 27 maart, 24 april, 15 mei en 12 juni 2012 in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten € 750,00 per deelnemer.
Instaptraining voor nieuwe OR-leden
Op dinsdag 6 maart 2012 van 09.30 - 17.00 uur in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten inclusief GBIO-bijdrage, lunch en cursusmateriaal € 225,00 per deelnemer.
Snelcursus: OR, twitter je achterban!
Op dinsdag 13 maart 2012 van 09.30 - 17.00 uur in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten inclusief GBIO-bijdrage, lunch en cursusmateriaal € 225,00 per deelnemer.
Professionele vaardigheden: Communicatie
Op woensdag 28 maart 2012 van 09.30 - 17.00 uur in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten inclusief GBIO-bijdrage, lunch en cursusmateriaal € 325,00 per deelnemer.
Professionele vaardigheden: Presenteren
Op woensdag 4 april 2012 van 09.30 - 17.00 uur in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten inclusief GBIO-bijdrage, lunch en cursusmateriaal € 225,00 per deelnemer.
Professionele vaardigheden: Vergadertechniek
Op dinsdag 17 april 2012 van 09.30 - 17.00 uur in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten inclusief GBIO-bijdrage, lunch en cursusmateriaal € 225,00 per deelnemer.
Professionele vaardigheden: Braintraining
Op woensdag 30 mei 2012 van 09.30 - 17.00 uur in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten inclusief GBIO-bijdrage, lunch en cursusmateriaal € 325,00 per deelnemer.
Professionele vaardigheden: Succesvol onderhandelen
Op dinsdag 5 juni 2012 van 09.30 - 17.00 uur in het Corpachuis, Reitseplein 1 te Tilburg, kamer 807. Kosten inclusief GBIO-bijdrage, lunch en cursusmateriaal € 225,00 per deelnemer.
KLIK HIER VOOR MEER INFORMATIE
Vergaderarrangementen in januari en februari 2012
Voor de maanden januari en februari 2012 hebben we bij diverse hotels op basis van beschikbaarheid aantrekkelijke prijzen afgesproken voor een 32 uurs vergaderarrangement (tweedaagse training). MZ Services verzorgt de reserveringen.
Van der Valk Hotel Middelburg rekent in de maanden januari en februari geen zaalhuur, arrangementsprijs € 179,00 per persoon http://www.hotelmiddelburg.com
Conferentiehotel Willibrordhaeghe te Deurne € 193,50 per persoon, inclusief gratis culinaire break tijdens de middagpauze http://www.willibrordhaeghe.nl
Landgoed Avegoor te Ellecom € 200,00 per persoon http://www.avegoor.nl
Golden Tulip Strandhotel Westduin te Koudekerke € 199,00 per persoon exclusief local tax & handling fee van € 2,50 p.p.p.n. http://www.westduin.nl/strandhotel
Daarnaast heeft Golden Tulip Westduin nog een kilometerkortingsactie of zij vergoeden je treinkaartje. De actie is vanaf 6 personen:
binnen een straal van 50 km van € 0,15 korting per persoon per gemaakte kilometer retour
binnen een straal van 50 - 150 km van € 0,10 per persoon per gemaakte kilometer retour
binnen een straal van 150 - 300 km van € 0,07 per persoon per gemaakte kilometer retour
De Zeeuwse Stromen te Renesse € 212,00 per persoon http://www.zeeuwsestromen.nl
Badhotel Domburg, Hampshire Classic € 226,50 per persoon http://www.hampshire-hotels.com/hotel/15/Badhotel_Domburg_-_Hampshire_Classic.html
Hampshire Boshotel Vlodrop ontvangen de gasten gratis: koffie met vlaai bij aankomst of in een pauze snack op de eerste dag http://www.boshotel.nl/bhv_home.html
Hampshire Hotel – Churchill Terneuzen biedt 15 % korting op de geldende vergaderprijzen voor 2012 http://www.hampshire-hotels.com/hotel/20/Hampshire_Hotel_-_Churchill_Terneuzen.html
Conferentiehotel Woudschoten te Zeist http://www.woudschoten.nl biedt 10% korting aan op een meerdaags vergaderarrangement op 9, 10, 11, 18, 24, 26, 30 en 31 januari 2012
Artikel in nieuwsbrief?
Interesse? Bel dan met Rineke Robben, 013 - 594 48 09.
De mailing van de nieuwsbrief voor februari vindt plaats op 31 januari 2012.
http://www.mzservices.nl
