Als nieuwe CEO sta je voor een belangrijke mijlpaal: de eerste vergadering met de ondernemingsraad. Deze bijeenkomst zet de toon voor jullie toekomstige samenwerking en bepaalt in grote mate hoe effectief de medezeggenschap binnen jouw organisatie zal functioneren. Een goede voorbereiding en realistische verwachtingen zijn cruciaal voor het succes van deze eerste ontmoeting.
De OR is een wettelijk verankerd orgaan dat werknemers vertegenwoordigt in het overleg met de ondernemer en invloed uitoefent op belangrijke bedrijfsbeslissingen. De OR heeft daarvoor wettelijke bevoegdheden, zoals informatierecht, adviesrecht, instemmingsrecht en initiatiefrecht, waardoor een constructieve relatie met dit orgaan essentieel is voor het soepel laten verlopen van de organisatorische besluitvorming. Met de juiste aanpak kun je vanaf het begin een stevige basis leggen voor een productieve samenwerking.
Wat zijn de grootste valkuilen bij de eerste OR-vergadering?
De grootste valkuilen bij de eerste OR-vergadering zijn het onderschatten van de OR-bevoegdheden, onvoldoende voorbereiding op inhoudelijke vragen en het creëren van onrealistische verwachtingen over de snelheid van besluitvorming. Deze misstappen kunnen de samenwerking vanaf het begin onder druk zetten.
Een veelvoorkomende fout is dat CEO’s de OR benaderen als een adviesorgaan zonder echte invloed. In werkelijkheid heeft de OR substantiële bevoegdheden: instemmingsrecht bij personeelsregelingen, adviesrecht bij reorganisaties en fusies, en initiatiefrecht om zelf onderwerpen aan te dragen. Het negeren van deze wettelijke positie leidt tot frustratie en juridische complicaties.
Een tweede valkuil is een gebrek aan concrete informatie over de organisatie. OR-leden verwachten dat je als CEO goed geïnformeerd bent over personeelszaken, de financiële situatie en strategische plannen. Vage antwoorden of het doorverwijzen naar anderen ondermijnt je geloofwaardigheid. Daarnaast is het belangrijk om niet te beloven wat je niet kunt waarmaken. Overspannen verwachtingen over snelle veranderingen of nieuwe initiatieven kunnen later tot teleurstelling leiden.
Ook het onderschatten van de tijd die OR-processen vragen, is een veelgemaakte fout. De WOR schrijft voor dat de OR voldoende tijd krijgt om advies uit te brengen of instemming te verlenen. Haast maken met belangrijke besluiten zonder de OR adequaat te betrekken, kan leiden tot juridische procedures.
Hoe bereid je je als CEO voor op de eerste OR-vergadering?
Bereid je voor door de WOR-bevoegdheden te bestuderen, de organisatiegeschiedenis en de huidige uitdagingen in kaart te brengen, en concrete vragen over jouw visie en plannen te anticiperen. Een grondige voorbereiding toont respect voor de OR en voorkomt verrassingen tijdens de vergadering.
Begin met het bestuderen van de Wet op de ondernemingsraden en de specifieke situatie van jouw organisatie. Welke besluiten zijn advies- of instemmingsplichtig? Welke procedures gelden er voor overlegvergaderingen? Vraag het HR-team om een overzicht van lopende OR-dossiers en recente besluiten waarbij de OR betrokken was.
Maak een analyse van de organisatie op verschillende vlakken. Bestudeer de financiële cijfers, personeelsstatistieken en strategische uitdagingen. De OR heeft recht op informatie over de algemene gang van zaken, dus bereid concrete cijfers en ontwikkelingen voor. Denk aan omzetcijfers, personeelsverloop, geplande investeringen en marktpositionering.
Anticipeer op vragen over jouw leiderschapsstijl, visie op medezeggenschap en plannen voor de organisatie. OR-leden willen weten hoe je denkt over hun rol en welke veranderingen je voorstaat. Formuleer heldere standpunten over samenwerking, transparantie en besluitvorming. Bereid ook antwoorden voor op mogelijke zorgen over reorganisaties, arbeidsomstandigheden of medezeggenschap.
Welke verwachtingen heeft de OR van een nieuwe CEO?
De OR verwacht van een nieuwe CEO transparante communicatie, respect voor hun wettelijke bevoegdheden en een open houding ten opzichte van medezeggenschap. Daarnaast willen zij duidelijkheid over jouw visie op de organisatie en hoe je de samenwerking met de OR vorm wilt geven.
Transparantie staat hoog op de wensenlijst van OR-leden. Zij willen tijdig en volledig geïnformeerd worden over ontwikkelingen die de onderneming en de werknemers raken. Dit betekent niet alleen het naleven van wettelijke informatieplichten, maar ook het proactief delen van relevante informatie. De OR waardeert een CEO die open is over uitdagingen en kansen, ook als het nieuws niet altijd positief is.
Respect voor OR-bevoegdheden is fundamenteel. Dit houdt in dat je adviesaanvragen tijdig indient, voldoende informatie verstrekt voor weloverwogen standpunten en serieus omgaat met OR-adviezen. Zelfs als je niet alle adviezen overneemt, verwacht de OR een gedegen motivatie voor afwijkende besluiten.
OR-leden willen ook weten hoe je aankijkt tegen hun rol in de organisatie. Zie je hen als sparringpartner bij strategische vraagstukken of vooral als controleur van personeelsregelingen? Een moderne visie op medezeggenschap, waarbij de OR wordt gezien als waardevolle gesprekspartner die bijdraagt aan betere besluitvorming voor zowel de onderneming als de werknemers, wordt zeer gewaardeerd.
Ten slotte verwacht de OR duidelijkheid over jouw plannen. Welke veranderingen zie je voor de organisatie? Hoe ga je om met uitdagingen op de arbeidsmarkt? Welke investeringen staan op de planning? Concrete informatie helpt de OR om hun rol goed in te vullen en proactief mee te denken.
Hoe stel je een constructieve samenwerking met de OR vast?
Stel een constructieve samenwerking vast door heldere afspraken te maken over overlegfrequentie, informatiedeling en besluitvormingsprocessen. Creëer een open sfeer waarin beide partijen hun rol kunnen vervullen en leg gezamenlijke uitgangspunten vast voor de samenwerking.
Begin met het vaststellen van praktische afspraken over vergaderingen en communicatie. Hoeveel overlegvergaderingen houden jullie per jaar? De WOR schrijft minimaal twee keer per jaar voor, maar maandelijkse of zeswekelijkse vergaderingen zijn gebruikelijker. Spreek af hoe de agenda wordt samengesteld en wie welke onderwerpen kan aandragen. Zorg voor duidelijke afspraken over verslaglegging en opvolging van actiepunten.
Maak concrete afspraken over informatiedeling. Welke rapportages krijgt de OR standaard? Hoe worden zij geïnformeerd over belangrijke ontwikkelingen? Stel termijnen vast voor adviesaanvragen, zodat de OR voldoende tijd heeft om weloverwogen standpunten in te nemen. Voor complexe onderwerpen, zoals reorganisaties, kan dit enkele weken tot maanden duren.
Formuleer gezamenlijke uitgangspunten voor de samenwerking. Bijvoorbeeld: “We streven naar transparante communicatie”, “We respecteren elkaars rol en bevoegdheden” of “We zoeken samen naar de beste oplossingen voor organisatie en werknemers”. Deze uitgangspunten kunnen helpen bij het oplossen van meningsverschillen.
Investeer in een goede werkrelatie door regelmatig informeel contact te onderhouden. Een kort gesprek na vergaderingen of een periodieke koffieafspraak met de OR-voorzitter kan veel spanningen voorkomen. Zo bouw je vertrouwen op en krijg je beter zicht op wat er leeft onder werknemers.
Hoe MZ Services helpt met OR-begeleiding voor bestuurders
Wij ondersteunen bestuurders en CEO’s bij het opbouwen van een effectieve samenwerking met de ondernemingsraad. Onze ervaring leert dat veel conflicten en misverstanden voorkomen kunnen worden door de juiste voorbereiding en heldere afspraken vanaf het begin.
Onze dienstverlening omvat:
- Persoonlijk advies over WOR-bevoegdheden en procedures
- Begeleiding bij de voorbereiding van belangrijke OR-vergaderingen
- Training in effectieve communicatie met medezeggenschapsorganen
- Ondersteuning bij het opstellen van samenwerkingsafspraken
- Bemiddeling bij complexe vraagstukken of meningsverschillen
Als flexibele partner denken we graag mee over jouw specifieke situatie en organisatiecultuur. Elke samenwerking tussen bestuur en OR is uniek, en daarom bieden we maatwerk dat aansluit bij jouw behoeften en uitdagingen. Wil je weten hoe we jou kunnen ondersteunen bij een succesvolle start met de ondernemingsraad? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Gerelateerde artikelen
- Welke training hebben ondernemingsraadleden nodig?
- Kan de ondernemingsraad een besluit nietig laten verklaren?
- Wat is het verschil tussen een ondernemingsraad en een personeelsvertegenwoordiging?
- Bij welke besluiten heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht?
- Wat levert professionele OR begeleiding op voor organisaties?
