Het instellen van een ondernemingsraad is niet alleen een goede praktijk, maar vaak ook een wettelijke verplichting. Veel ondernemers zijn zich er echter niet van bewust wanneer deze verplichting precies geldt en welke gevolgen het heeft als je geen ondernemingsraad instelt terwijl dit wel verplicht is.
De Wet op de ondernemingsraden (WOR) stelt duidelijke regels over wanneer organisaties verplicht zijn een OR in te stellen. Het negeren van deze verplichting kan juridische en praktische gevolgen hebben voor jouw organisatie. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over de instelling van een ondernemingsraad en wat er gebeurt als je deze verplichting niet nakomt.
Wanneer ben je wettelijk verplicht een ondernemingsraad in te stellen?
Je bent wettelijk verplicht een ondernemingsraad in te stellen wanneer jouw onderneming in de regel 50 of meer personen werkzaam heeft. Deze verplichting geldt voor alle ondernemers die een onderneming in stand houden, ongeacht de rechtsvorm of sector waarin je actief bent.
De Wet op de ondernemingsraden hanteert het begrip “in de regel” om te voorkomen dat tijdelijke schommelingen in het personeelsbestand direct gevolgen hebben voor de OR-verplichting. Dit betekent dat je kijkt naar het structurele aantal werknemers, niet naar incidentele pieken of dalen. Als je gedurende een langere periode rond de 50 werknemers hebt, dan geldt de verplichting.
Bij de telling gaat het om alle personen die werkzaam zijn op basis van een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling. Dat betekent dat werknemers met een vast of tijdelijk contract, parttime werknemers, tijdelijke krachten en stagiairs allemaal meetellen. Ook uitzendkrachten en gedetacheerden die ten minste 18 maanden in jouw onderneming werkzaam zijn geweest en naar verwachting voorlopig blijven, tellen mee. Alleen de bestuurder van de onderneming wordt niet meegeteld.
Voor kleinere organisaties gelden andere regels. Bij 10 tot 50 werknemers kun je kiezen voor een personeelsvergadering of een personeelsvertegenwoordiging (PVT) als alternatief voor een volwaardige ondernemingsraad. Bij minder dan 10 werknemers geldt geen enkele verplichting tot medezeggenschap.
Wat zijn de gevolgen als je geen ondernemingsraad instelt terwijl dit wel verplicht is?
Als je geen ondernemingsraad instelt terwijl dit wel verplicht is, overtreed je de Wet op de ondernemingsraden. Dit kan leiden tot juridische procedures waarbij werknemers of vakbonden je kunnen dwingen alsnog een OR in te stellen. Daarnaast mis je belangrijke voordelen van medezeggenschap voor jouw organisatie.
De meest directe gevolgen zijn juridisch van aard. Werknemers, vakbonden of andere belanghebbenden kunnen een procedure starten bij de kantonrechter om je te dwingen een ondernemingsraad in te stellen. De rechter kan je verplichten om binnen een bepaalde termijn een OR op te richten en de daarbij behorende faciliteiten te bieden.
Naast juridische consequenties loop je ook praktische risico’s. Zonder een ondernemingsraad mis je waardevolle input van werknemers bij belangrijke beslissingen. Dit kan leiden tot slechtere besluitvorming, verminderde betrokkenheid van medewerkers en mogelijk hogere kosten door verkeerde keuzes.
Bovendien kan het ontbreken van een OR je reputatie als werkgever schaden. Potentiële werknemers zien medezeggenschap steeds vaker als een teken van een moderne, transparante organisatie. Het niet naleven van wettelijke verplichtingen kan signaleren dat je organisatie niet professioneel omgaat met arbeidsrechtelijke zaken.
Hoe kun je controleren of jouw organisatie een ondernemingsraad moet hebben?
Je kunt controleren of jouw organisatie een ondernemingsraad moet hebben door het aantal personen te tellen dat structureel in jouw onderneming werkzaam is. Tel alle werknemers met een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling, inclusief parttime werknemers, tijdelijke krachten en stagiairs. Ook uitzendkrachten en gedetacheerden die ten minste 18 maanden bij je werken en naar verwachting voorlopig blijven, tellen mee.
Maak een overzicht van alle personen die in jouw organisatie werken en categoriseer ze als volgt:
- Werknemers met een vast of tijdelijk arbeidscontract
- Parttime werknemers en tijdelijke krachten
- Stagiairs
- Uitzendkrachten en gedetacheerden die ten minste 18 maanden bij je werken en naar verwachting voorlopig blijven
- Werknemers met een publiekrechtelijke aanstelling
- Bestuurders (deze tel je niet mee)
Let op dat je kijkt naar het structurele aantal, niet naar tijdelijke pieken. Als je bijvoorbeeld in de zomer extra personeel aanneemt, maar de rest van het jaar rond de 45 werknemers hebt, dan geldt de verplichting waarschijnlijk niet. Heb je daarentegen structureel 52 werknemers, met af en toe een dip naar 48, dan ben je wel verplicht een OR in te stellen.
Bij twijfel over de interpretatie van “in de regel” kun je advies inwinnen bij juridische experts of organisaties die gespecialiseerd zijn in medezeggenschap. Het is beter om proactief te handelen dan achteraf geconfronteerd te worden met juridische procedures.
Wat gebeurt er als medewerkers zelf een ondernemingsraad willen oprichten?
Als medewerkers zelf een ondernemingsraad willen oprichten terwijl jouw organisatie daartoe verplicht is, dan moet je als werkgever medewerking verlenen. Je bent verplicht om de verkiezingen te faciliteren, de kosten te dragen en de nodige faciliteiten te bieden voor het functioneren van de OR.
Het initiatief voor het oprichten van een ondernemingsraad kan zowel van de werkgever als van de werknemers komen. Als werknemers het initiatief nemen, gebeurt dit vaak via vakbonden of door een groep medewerkers die zich organiseert. In beide gevallen ben je als werkgever verplicht om mee te werken aan de totstandkoming.
De praktische stappen die je moet ondernemen zijn:
- Verkiezingen organiseren en faciliteren binnen een redelijke termijn
- Alle kosten van de verkiezingen dragen
- Zorgen voor een vergaderruimte en andere faciliteiten
- Administratieve ondersteuning bieden
- Scholingsmogelijkheden en tijdsbesteding mogelijk maken
Proberen om de oprichting van een OR tegen te houden of te vertragen kan leiden tot juridische procedures. Werknemers kunnen zich wenden tot de kantonrechter om je te dwingen medewerking te verlenen. Het is daarom verstandig om constructief samen te werken en de OR te zien als een kans op betere samenwerking in plaats van als een bedreiging.
Een goede samenwerking begint al bij de oprichting. Door open te staan voor medezeggenschap en proactief faciliteiten te bieden, leg je de basis voor een constructieve relatie met de toekomstige ondernemingsraad.
Hoe MZ Services helpt bij het instellen van een ondernemingsraad
Wij begrijpen dat het instellen van een ondernemingsraad vragen en onzekerheden kan oproepen. Als ervaren partner in medezeggenschap helpen wij jouw organisatie bij elke stap van het proces. Onze persoonlijke aanpak en flexibiliteit zorgen ervoor dat we samen de beste oplossing vinden voor jouw specifieke situatie.
Onze ondersteuning omvat:
- Advies over wanneer je wel of niet verplicht bent een OR in te stellen
- Begeleiding bij het oprichtingsproces en de eerste verkiezingen
- Starttrainingen voor nieuwe OR-leden en management
- Het opstellen van OR-reglementen en werkafspraken
- Continue begeleiding voor een constructieve samenwerking
Met bijna 20 jaar ervaring in de profit-, publieke en zorgsector weten wij precies welke uitdagingen er spelen bij het instellen van medezeggenschap. Onze adviseurs combineren juridische kennis met praktische ervaring, zodat je niet alleen voldoet aan de wet, maar ook optimaal profiteert van de voordelen van een goed functionerende ondernemingsraad.
Heb je vragen over de OR-verplichting voor jouw organisatie of wil je ondersteuning bij het instellen van medezeggenschap? Neem contact met ons op voor persoonlijk advies dat aansluit bij jouw specifieke situatie.
