Training voor een ambtelijk secretaris van de gemeente

27 juni 2018

Als ambtelijk secretaris voor de gemeente Roosendaal volgde Corinne van Beek een basistraining bij MZ Services. Lees waarom ze die iedereen aanraadt.

Aan het werk als ambtelijk secretaris bij een gemeente

Toen de gemeente Roosendaal een vacature voor ambtelijk secretaris uitzette, vond P&O-medewerker Corinne van Beek de functie meteen bij haar passen. Parate kennis over de WOR had ze echter niet. In samenspraak met de gemeente besloot ze die daarom bij te spijkeren met een training van MZ Services. Corinne: “Ik raad het iedereen aan. Zonder die training had ik me niet zo snel ontwikkeld.”

Alle basiskennis

In een maatwerk training van 3 dagdelen, gevolgd door 2 coachgesprekken leerde Susanty Nap Corinne alle basiskennis die ze nodig had voor haar werk als ambtelijk secretaris, zoals kennis van de WOR. “De training was volledig op maat. Tijdens een intake bespraken we mijn leerdoelen. Je kunt het werk in verschillende gradaties uitvoeren. Sommige ambtelijk secretarissen richten zich puur op ondersteunend werk voor de OR. Ik wilde juist graag wat meer toevoegen en meedenken.”
  “Als startend ambtelijk secretaris wilde ik meteen alles kunnen. Susanty bleef mij herinneren aan het feit dat ik lerende was en dat niemand verwacht dat ik alles weet. Als ik iets niet weet, zoek ik het gewoon op en kom ik erop terug.”
 

De praktijk is de beste leermeester

Omdat Corinne al voor de gemeente aan het werk was als ambtelijk secretaris, kon ze tijdens de training actuele casussen aandragen. “Soms werkt iets in theorie prachtig, maar verloopt het in de realiteit toch minder soepel. Het was fijn dat ik praktijkvoorbeelden kon spiegelen aan Susanty. Zij stak alle gesprekken daar meteen op in en leverde ook een stukje persoonlijke coaching.”  
“Natuurlijk heb ik de volledige WOR op mijn bureau liggen, maar de uitdraai die Susanty mij gaf, bekijk ik nog steeds regelmatig. Alle artikelen worden kort en krachtig omschreven op één A4. Zo hoef ik niet de hele tijd het hele wetboek door te ploegen.”  

Sparren

De betrokkenheid van de trainer vond Corinne erg fijn. “Omdat je als ambtelijk secretaris in een eenmansfunctie zit, kun je niet even met collega’s sparren over de juiste aanpak. Het is fijn om dan inhoudelijke ondersteuning te krijgen. Susanty was tijdens de training altijd bereikbaar voor vragen en nu nog steeds kan ik haar bellen als mij iets onduidelijk is. De WOR is immers op meerdere manieren te interpreteren.”  
“Ik doe het werk als ambtelijk secretaris nu een jaar. Pas startte er een nieuwe OR met een nieuwe visie en werkstijl. Daarom wil ik graag binnenkort een vervolgtraining bij Susanty boeken om te kijken waar ik nu sta en waar er nog ontwikkeling mogelijk is.”
 

Geen OR-lid

“Natuurlijk behelsen de werkzaamheden meer dan een verslag tikken, maar geven van inhoudelijke input kent wel zijn grenzen. Ik ben immers geen OR-lid en het is niet de bedoeling dat ik meedoe aan de vergaderingen. Ook hier coacht Susanty in. Ik kan mijn OR-collega’s bijvoorbeeld ondersteunen door alvast wat voorbereidend onderzoek voor hen te doen. Of ik richt de agenda in volgens een stappenplan, voor meer efficiëntie.”