Ambtelijke fusie: ramp of niet?

25 april 2018

Door: Angélique van de Velde

Werk meer samen en schaal op! Dat was de oproep van de Rijksoverheid aan Nederlandse gemeenten. Dit versterkte de beweging die al was ingezet om de bestuurlijke drukte te beheersen en de decentralisatie van taken naar de gemeenten het hoofd te kunnen bieden.
Het laat wel een aantal keuzes open: in verschillende gemeenschappelijke regelingen samenwerken, een herindeling of een ambtelijke fusie? Behoorlijk wat gemeenten kiezen voor het laatste. Zo behouden zij de eigen identiteit. Toch is het zeker niet de gemakkelijkste weg. Al helemaal niet wanneer de deelnemende gemeenten de fusie als opstap zien voor bijkomende verandertrajecten.

Terug naar de vraag

De aanname dat een ambtelijke fusie per definitie goedkoper is en de kwaliteit verhoogt is niet juist. Om dit ideaal te bereiken is het namelijk erg belangrijk om aan de voorkant duidelijk te krijgen wat de concrete doelen zijn en hoe dit bewerkstelligd wordt. Naar de tekentafel dus en antwoord krijgen op de standaard vragen: Hoe gaan we dit doen en hoe verbeteren we de processen? Waar moet de kwaliteit toenemen en waar moet de kwetsbaarheid juist afnemen? En zo verder.

Vervlechten van processen

Het grote voordeel van een ambtelijke fusie is dat de afstand tot de burger niet groter wordt. Kijk je daarna naar kosten en efficiënt werken dan wordt het verhaal minder positief. Gemeenten hebben allemaal eigen inhoudelijk beleid, procedures en processen.

Na een ambtelijke fusie kan het zomaar zijn dat beleidsmedewerker X ineens drie gemeenten moet bedienen in plaats van één. Helaas ook op drie verschillende manieren langs verschillende procedures. Harmonisatie en integratie zijn dan ook vaak belangrijke doelen voor de medezeggenschap in dit soort trajecten.

En dan nog een veranderopgave

De gemeenten gaan vaak ambitieus van start: behalve een ambtelijke fusie moeten er diverse aanvullende veranderopgaven plaatsvinden. Allerlei vage concepten passeren de revue: werken volgens de bedoeling, zelforganiserende teams, zaakgericht werken en ga maar door. Concepten die in normale omstandigheden al lastig zijn om te implementeren. Laat staan tijdens een ambtelijke fusie. De integratie is op zich al een hele opgave waarbij ICT en cultuur nog steeds onderschat worden.

“Zorg tijdens een ambtelijke fusie voor transparantie, duidelijkheid en een goed uitgewerkte fijnstructuur. Betrek de medewerkers uiteraard ook in deze plannen. Alleen zo werk je toekomstgericht.”

Als kippen zonder kop

Wat wij zien (en uit onderzoek blijkt) is dat een te grote stapeling van veranderopgaven averechts werkt. Het zorgt voor te hoge druk met als consequenties verzuim onder medewerkers. Er wordt vaak te ambitieus ingezet op veranderbereidheid en -capaciteit.

Neem de overgang naar zelforganiserende teams. Een verandering waar ik op zich niet tegen ben, als de randvoorwaarden en implementatie goed zijn. Maar ga je een fusie aan en trek je meteen de leidinggevende laag weg, dan ontstaat er chaos en creëer je onnodige druk. Juist in deze periode is er behoefte aan begeleiding en sturing.

Zet niet te hoog in

Mijn advies voor gemeenten in een ambtelijke fusie: zet niet te hoog in op veranderopgaven. Zorg eerst maar eens dat de integratie en harmonisatie goed verloopt. Dat de basis op orde komt. Dan neem je al genoeg hooi op de vork. En stel jezelf eens de hamvraag: waarom moet het anders? Welk probleem lossen zelforganiserende teams bijvoorbeeld op? En waarom moet het meteen? Kun je niet beter kiezen voor een ingroeimodel? Het moge duidelijk zijn: te veel veranderopgaven maakt werknemers gek. De belangrijkste prioriteit van de OR tijdens een ambtelijke fusie is er daarom voor zorgen dat er naast de integratie an sich niet meer veranderopgaven dan noodzakelijk worden opgepakt. Dit is het in het belang van de organisatie en medewerkers. Kijk waar je op moet sturen en geef proactief (desnoods ongevraagd) advies als OR.

De taken van van een OR tijdens een ambtelijke fusie

Als OR heb je een behoorlijke taak te vervullen bij zo’n fusie. MZ Services helpt en begeleidt OR’en hierin.