Een betere ambtelijk secretaris door coaching

15 September 2020

Als ambtelijk secretaris ben jij de spil in de OR. Je organiseert, structureert, administreert en ziet erop toe dat alle afspraken worden nageleefd. De OR functioneert beter met jouw aanwezigheid. Maar dan moet jij jezelf wel laten gelden. Menno Robert coacht jou zodat jij de rol kunt pakken die voor jou is weggelegd. 

Een serieuze speler

Jij werkt samen met de OR. Regelt allerlei zaken en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Deze functie is soms nog ondergewaardeerd. De OR ziet jou als secretaresse. Iemand die de administratieve zaken regelt en notuleert. Maar als ambtelijk secretaris leg jij meer gewicht in de schaal. Jij brengt structuur aan, hebt juridische kennis en begeleidt OR-leden bij het vormen van één visie. Om hierin te slagen, moet zowel de OR als de bestuurder jouw rol serieus nemen.  

Neem die positie in

Menno Robert - coach voor ambtelijk secretarissenAls ambtelijk secretaris wil jij van meerwaarde zijn voor een OR. Vaak heb jij alle vaardigheden al lang onder de knie. En zit de kennis over juridische aspecten en de WOR wel goed. Het lukt alleen nog niet om dit over te brengen. Omdat respect afdwingen moeilijk is. Of omdat schakelen met verschillende OR-leden niet eenvoudig is. Menno begeleidt jou daarbij in een coachingstraject. Geheel op maat gemaakt met jouw doelen als eindpunt. Met de juiste inzichten kun jij al jouw competenties wél inzetten. 

Waar het volgens Menno vaak aan schort, is goede communicatie. Een OR bestaat uit een aantal totaal verschillende personen uit één organisatie. Met iedereen moet jij communiceren en stuk voor stuk begeleiden om tot gezamenlijke meningen en conclusies te komen. Om dat goed te doen, moet jij met alle leden levelen en tegelijkertijd je mannetje staan. Dit soort skills ontwikkel je in het coachingstraject. 

Het traject

Menno: “Om goed van start te gaan, wil ik weten wat jij wilt bereiken als ambtelijk secretaris. Is beter communiceren met de OR-leden jouw doel? Wil je meer sturing aanbrengen in een vergadering? Of is jouw wens om makkelijker je stem te laten horen bij belangrijke beslissingen? Als jij dat helder hebt, kan ik jou helpen.” 

Een traject duurt gemiddeld zo’n zes weken. Dat heeft er natuurlijk mee te maken dat de OR maar eens in de twee weken bij elkaar komt. Er moet dus ruimte zijn om opgedane inzichten in de praktijk te toetsten. “Als coach luister ik naar jou. Ik stel prikkelende vragen en geef concrete opdrachten mee. 

Stel die schurende vraag eens tijdens een vergadering. Oefen met het vaststellen van de agenda. En roep dat ene charismatische lid eens ter verantwoording. Daarna kijken we samen terug op de situatie. Ik geef feedback en we kijken wat er beter kon. Tussen de regels door hoor ik wat je zegt en met mijn vervolgvraag zet ik jou aan het denken. Invullen is niet mijn taak, jij moet tot inzichten komen.”  

“Zodra jij zegt: ‘misschien kan ik het zo doen’, heb je mij niet meer nodig. Dan heb jij jouw doel bereikt.”
Menno Robert

Blijvende verandering

 “Tegenwoordig zijn er tal van korte opleidingen of cursusdagen voor ambtelijk secretarissen. Ik ben van mening dat die niet het verschil maken. Eén dag zet geen zoden aan de dijk. Reflecteer langere tijd op jouw gedrag en doelen. Werk een aantal weken aan jezelf om jouw rol als ambtelijk secretaris succesvol te vervullen. Zo wordt het een gedragsverandering. Iets blijvends. Zodat wanneer ik de deur uitloop, jij zelfstandig verder kan.”  

Word de ambtelijk secretaris waar de OR de meerwaarde van inziet.