Communiceren met de achterban, hoe doe je dat?

25 april 2017

Ondernemingsraden hebben vaak moeite duidelijk te communiceren met de achterban. MZ Services legt in dit blog uit op welke zaken je moet letten.

Leer effectief communiceren met de achterban

Door: Maarten Pieké Het animo voor de OR loopt al jaren terug en de OR is vaak onvoldoende zichtbaar. Veel medewerkers hebben dan ook geen idee van wat het OR-werk eigenlijk inhoudt. De kersverse OR-leden staan vaak te kijken van de rechten, bevoegdheden en taken die zij ineens hebben. Communiceer  beter met de achterban om meer duidelijkheid te scheppen over waar de ondernemingsraad over gaat. Wij leggen je uit hoe je dat doet.

Praat in de taal van het personeel

De OR behoort verantwoording af te leggen over de mate waarin hij zijn doelstellingen, die in het begin van de zittingstermijn zijn vastgesteld, heeft behaald. Formeel ben je dit zelfs verplicht, in de vorm van een jaarverslag. Dat schiet er in de praktijk nogal eens bij in. Er zijn ook OR’en die doorschieten en hele boekwerken opleveren. Zij hebben hun taak uitgevoerd, toch? Fout. Denk eens na bij wat de achterban wil. Waar zit die op te wachten?

Houd het kort

Probeer je in te leven in jouw collega’s wanneer je communiceert met de achterban. De gemiddelde mens heeft een aandachtsspanne van tien seconden, laat staan dat iemand een jaarverslag van tien kantjes leest. Presenteer de informatie daarom in hapklare brokken. Een simpele puntsgewijze opsomming volstaat vaak al. Of wat denk je van een mooie poster die in één oogopslag duidelijk is?

Creëer een beeld bij de OR werkzaamheden

Goede beeldvorming creëer je niet alleen met tekst. Laat daarom met foto’s en filmpjes zien wie de OR is. Doe dit wel selectief: geen foto’s van jarige medewerkers, wel beeld van een gesprek met het bestuur, bijeenkomsten of trainingen. Laat de boodschap steeds aansluiten bij de speerpunten van de ondernemingsraad.

Aantrekkelijk beeld is zo gemaakt

Een leuke foto hoeft niet moeilijk te zijn. Schiet eens een kiekje van iemand in een verkeerde bureauhouding bij een bericht over ARBO of maak een foto van een grafiek als je aan tafel zit met de financieel adviseur.

Maak de OR zichtbaar

Communiceren kan natuurlijk ook live, op geijkte momenten als een nieuwjaarsreceptie of kerstborrel. Het zijn ideale aanleidingen om de zichtbaarheid van de OR de vergroten; de hele achterban is bij elkaar, je komt in beeld en iedereen is er toch al. Plan daarom als ondernemingsraad altijd een leuke toespraak voor dit soort gelegenheden. Ook hierbij geldt: verplaats je in de ontvanger!

Communiceer in de taal van het bedrijf

Zorg dat de communicatie naar de achterban zoveel mogelijk aansluit bij de bedrijfscommunicatie. Als de organisatie geen Facebook of LinkedIn gebruikt, begin er als OR dan alsjeblieft ook niet aan. Het zal voor collega’s alleen maar een extra kanaal zijn dat ze bij moeten houden. Meer succes oogst je waarschijnlijk wanneer je het intranet of de bestaande nieuwsbrief gebruikt. Daarvan is immers al gebleken dat het werkt. Of ga eens in gesprek met de communicatieafdeling van jouw bedrijf om advies in te winnen.

Blijf actueel

Als het gaat om verantwoording afleggen, zichtbaarheid en de achterban op de hoogte houden, is het wel zo fijn als die informatie actueel is. Niemand is geïnteresseerd in gesprekken over een vergadering van drie maanden geleden. Neem de achterban mee in het gehele besluitvormingsproces, anders kan de communicatie zelfs averechts werken. De achterban weet inmiddels wat je doet en hoe je dat doet, maar wat hebben zij er eigenlijk aan? Je leest het de volgende keer. Meld je aan voor de nieuwsbrief en blijf op de hoogte.