Een dag meelopen met een medezeggenschapsspecialist

25 april 2018

Medezeggenschapsspecialist Marc Habets laat ons een dagje meekijken tijdens zijn werk. Om de OR optimaal te ondersteunen, wringt hij zich vanaf de vroege ochtend al in flinke bochten. Kijk mee en verbaas je over hoe deze duizendpoot zijn werkdag indeelt.

Kijk mee met de werkdag van medezeggenschapsspecialist Marc Habets

Officieel is zijn functietitel ambtelijk secretaris, maar Marc Habets vindt dat hopeloos oubollig. Liever noemt hij zichzelf medezeggenschapsspecialist. Dat dekt de lading beter. Marc werkt voor verschillende bedrijven en ondersteunt ondernemingsraden, maar bijvoorbeeld ook het Dagelijks Bestuur of instituutsraden. Om een idee te geven van wat zijn functie inhoudt, neemt hij ons graag mee in een van zijn drukke werkdagen.

06:21 uur - Vroege vogel in de trein

Waar anderen zich nog eens lekker omdraaien in bed, is de werkdag voor Marc al begonnen. “Vroeger zat een ambtelijk secretaris vooral achter het bureau, maar die tijden zijn voorbij. Vaste werktijden zijn er niet en mijn werkzaamheden spelen zich vooral af in de Randstad, terwijl ik zelf in Roermond woon. Mijn werkdag begint dus in de trein, vooral met mailtjes beantwoorden.”

08:15 uur - Meerdere werkgevers

“Ik werk 34 uur per week voor de Hogeschool Utrecht (HU), daarnaast freelance ik voor nog een aantal andere ondernemingsraden. Het werk als ambtelijk secretaris is namelijk zelden een fulltime baan, tenzij je echt voor een multinational werkt. Als ik op de HU aankom, ga ik met de afdelingssecretaresses in gesprek over wat er vandaag allemaal op de agenda staat en bereid ik het overleg van ambtelijk secretarissen voor. Naast mij werken er namelijk nog zes andere medezeggenschapsspecialisten bij de HU.”  
“Mijn werk is ontzettend divers. Zo word ik soms ook ingeschakeld om een nieuwe OR in het zadel te helpen. Ik maak ze wegwijs en zorg dat ze de basisprincipes kennen.”  

09:00 uur - Een vinger aan de pols houden

“Tijdens de meeting spreek ik met andere medezeggenschapspecialisten we over inhoudelijke en praktische zaken die op ons pad komen. Wie er naar welke opleiding gaat, of het nodig is om iemand te vervangen vanwege ziekte of vakantie en ga zo maar door. Elke medezeggenschapsspecialist zou eigenlijk hetzelfde moeten doen, maar in de praktijk werkt dat anders. De een is vooral juridisch sterk, voor de ander ligt de kracht bij SharePoint. We kijken daarom ook of we elkaar kunnen ondersteunen bij onze werkzaamheden.”

11:00 uur - Een meeting met het Dagelijks Bestuur

“Ik haast me naar de volgende meeting met het Dagelijks Bestuur, waar ik zelf ook onderdeel van uitmaak. Dat vind ik belangrijk, want dat betekent dat we gelijk zijn. Er zijn wel wat agendapunten, maar er is geen formele agenda. We kijken hoe de aansturing van bepaalde commissies verloopt, we bespreken het vorige verslag en bereiden de vergadering van volgende week alvast voor door te kijken of alle benodigde stukken aanwezig zijn.”  
“Coachen is standaard onderdeel van mijn werkwijze. Ik zie het als mijn taak om te spiegelen. Niet sturend, wel ondersteunend.”  
“De rol van een ambtelijk secretaris verschilt nogal per organisatie. Waar wij vroeger vooral werden ingezet als notulist en agendamaker, krijgen we steeds meer de rol van ondersteuner. Er wordt steeds meer waarde gehecht aan jouw coachende kwaliteiten, maar ook de expertise die je meebrengt. Ik ken regels en wetten op mijn duimpje en weet het ook meteen als er zaken gemist worden in de procedures.”

12:30 uur - Weer de trein in

“Tijd voor een broodje heb ik meestal niet, dus ik schiet weer de trein in op weg naar huis. Dat betekent niet dat mijn werkdag is afgelopen, sterker nog, ik werk gewoon door in de trein. Ik werk overleggen uit, ga aan de slag met actiepunten en bereid me voor op morgen. Dan ziet mijn dag er weer totaal anders uit en woon ik tot 18.00 uur overleggen bij. In de avonduren werk ik dan wat langer door.”