De eerste vergadering van een ondernemingsraad zet de toon voor alles wat volgt. Als HR-professional speel jij een cruciale rol in het leggen van een stevige basis voor een goed functionerende OR. Wanneer je de juiste voorbereidingen treft, geef je OR-leden het vertrouwen en de middelen om hun werk als vertegenwoordigers van de werknemers direct serieus op te pakken. Hieronder vind je tien concrete zaken die HR moet regelen voordat de eerste OR-vergadering plaatsvindt.
Zo legt HR de basis voor een sterke OR
Een ondernemingsraad is een wettelijk verankerd orgaan dat werknemers vertegenwoordigt in het overleg met de ondernemer. De OR behartigt zowel werknemersbelangen als ondernemingsbelangen en oefent invloed uit op belangrijke bedrijfsbeslissingen via rechten zoals het informatierecht, het instemmingsrecht, het adviesrecht en het initiatiefrecht. HR is bij uitstek de partij die ervoor zorgt dat de OR vanaf dag één kan functioneren zoals bedoeld. Lees hieronder welke stappen daarvoor nodig zijn.
1: Stel een officieel installatiedocument op
Het installatiedocument is het formele startschot van de OR. Dit document bevestigt dat de OR officieel is ingesteld conform de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en bevat de namen van de gekozen leden, de zittingstermijn en de datum van installatie.
Zonder dit document ontbreekt de juridische grondslag voor het functioneren van de OR. Het biedt ook duidelijkheid voor alle betrokkenen over wie er deel uitmaken van het orgaan en per wanneer hun bescherming als OR-lid ingaat. OR-leden genieten namelijk bijzondere bescherming tegen ontslag en andere benadeling die terug te voeren is op hun OR-lidmaatschap.
Zorg dat het document door zowel de bestuurder als de OR-leden wordt ondertekend en bewaar het in het personeelsdossier én het OR-archief.
2: Regel een geschikte vergaderlocatie
Een vaste, professionele vergaderruimte geeft de OR de uitstraling en het comfort die bij een serieus overlegorgaan horen. De locatie moet voldoende privacy bieden, zodat vertrouwelijke onderwerpen vrijuit besproken kunnen worden.
Denk ook aan praktische zaken: voldoende stoelen voor alle leden en eventuele gasten, een scherm of beamer voor presentaties en een stabiele internetverbinding voor hybride vergaderingen. Een vaste ruimte die de OR altijd kan reserveren, voorkomt last-minute gedoe.
Leg de afspraken over de beschikbaarheid van de ruimte schriftelijk vast, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over prioriteiten bij dubbele boekingen.
3: Zorg voor een actueel OR-reglement
Het OR-reglement is het huishoudelijk regelboek van de ondernemingsraad. Het legt vast hoe de OR intern werkt: hoe vergaderingen verlopen, hoe besluiten worden genomen, wat de zittingstermijnen zijn en hoe de OR communiceert met de achterban.
De WOR verplicht iedere OR een reglement te hebben. Als HR is het jouw taak om te controleren of het reglement up-to-date is en aansluit bij de huidige bedrijfssituatie. Een verouderd reglement kan leiden tot onduidelijkheid of zelfs conflicten over bevoegdheden.
Betrek de nieuwe OR-leden bij het doornemen van het reglement tijdens de eerste vergadering, zodat iedereen weet welke spelregels er gelden. Meer informatie over de thema’s rondom medezeggenschap kan hierbij helpen.
4: Stel een faciliteitenregeling beschikbaar
De faciliteitenregeling beschrijft welke middelen en tijd OR-leden ter beschikking hebben om hun werk goed te kunnen doen. Denk aan het aantal uren dat zij vrijgesteld zijn van hun reguliere werk, een budget voor scholing en advies en toegang tot ondersteunende middelen zoals een laptop of printer.
De WOR schrijft voor dat de werkgever de OR de faciliteiten moet bieden die redelijkerwijs nodig zijn. Wat dat precies inhoudt, verschilt per organisatie. Een heldere, schriftelijke faciliteitenregeling voorkomt discussies achteraf en laat zien dat de organisatie de OR serieus neemt.
Bespreek de regeling proactief met de OR-leden, zodat zij weten waar zij recht op hebben en hier ook daadwerkelijk gebruik van maken.
5: Introduceer OR-leden bij het bestuur
Een goede werkrelatie tussen de OR en het bestuur begint bij een persoonlijke kennismaking. Als HR kun jij deze introductie faciliteren door een informeel kennismakingsmoment te organiseren voorafgaand aan de eerste formele vergadering.
Tijdens zo’n introductie kunnen OR-leden en bestuurders elkaars verwachtingen uitspreken en een basis van wederzijds vertrouwen leggen. Dit maakt het latere overleg constructiever en verlaagt de drempel voor OR-leden om het gesprek aan te gaan.
Zorg dat de bestuurder de OR ziet als een volwaardige gesprekspartner. Een goede toon aan het begin voorkomt dat de OR later als lastig of obstructief wordt beschouwd.
6: Deel relevante bedrijfsinformatie tijdig
Het informatierecht is een van de fundamentele rechten van de OR. De werkgever is wettelijk verplicht de OR te voorzien van alle informatie die de OR nodig heeft om zijn werk te doen, inclusief financiële en sociale beleidsgegevens.
Als HR zorg je ervoor dat nieuwe OR-leden vóór de eerste vergadering beschikken over relevante documenten: het jaarverslag, het sociaal jaarverslag, actuele organisatieschema’s, lopende beleidsplannen en eventuele cao-afspraken. Zonder deze informatie kunnen OR-leden geen waardevolle gesprekspartner zijn.
Maak een standaard informatiepakket dat bij elke nieuwe OR-termijn klaarstaat. Zo verloopt de overdracht gestructureerd en gaat er geen kostbare tijd verloren.
7: Plan een basistraining voor OR-leden
Veel nieuwe OR-leden beginnen zonder uitgebreide kennis van de WOR, hun rechten en bevoegdheden, of de dynamiek van het overleg met de bestuurder. Een goede basistraining geeft hun het fundament om hun rol met vertrouwen op te pakken.
Een training hoeft niet te wachten tot na de eerste vergadering. Integendeel: wanneer OR-leden al vóór of kort na de installatie getraind worden, kunnen zij direct effectiever opereren. Denk aan onderwerpen zoals het instemmingsrecht, het adviesrecht, vergadertechnieken en de samenwerking met de bestuurder.
Bekijk de mogelijkheden voor open inschrijvingen of overweeg een maatwerktraining die aansluit bij de specifieke situatie van jullie organisatie.
8: Wijs een ambtelijk secretaris aan
Een ambtelijk secretaris ondersteunt de OR bij de organisatorische en administratieve taken: het opstellen van agenda’s, het notuleren van vergaderingen, het bijhouden van het archief en de communicatie met de achterban. Dit stelt OR-leden in staat zich te concentreren op de inhoud.
De ambtelijk secretaris werkt voor de OR, maar staat niet op de kandidatenlijst en heeft geen stemrecht. Het is een ondersteunende rol die de slagkracht van de OR aanzienlijk vergroot. In kleinere organisaties wordt deze rol soms door een OR-lid zelf vervuld, maar een dedicated secretaris is sterk aan te raden.
Leg de taakomschrijving en de beschikbare uren voor de ambtelijk secretaris vast in de faciliteitenregeling, zodat er geen onduidelijkheid bestaat over de omvang van de rol.
9: Stel een communicatiekanaal voor de OR in
De OR moet zijn achterban kunnen bereiken en andersom. Een duidelijk communicatiekanaal, zoals een intranetpagina, een e-maillijst of een besloten digitale omgeving, zorgt ervoor dat werknemers weten wat de OR doet en hoe zij input kunnen geven.
Transparante communicatie versterkt het draagvlak voor de OR en verhoogt de betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschapsvraagstukken. Als HR kun jij helpen bij het opzetten van dit kanaal en bij de introductie ervan binnen de organisatie.
Denk ook aan een vast e-mailadres voor de OR, zodat medewerkers altijd weten waar zij terechtkunnen met vragen of signalen.
10: Maak een jaarplanning met overlegdata
Een jaarplanning met vaste overlegdata voorkomt dat vergaderingen steeds opnieuw ingepland moeten worden en dat OR-leden moeite hebben hun agenda’s vrij te houden. De WOR schrijft voor dat de OR en de bestuurder minimaal twee keer per jaar een overlegvergadering houden, maar in de praktijk is vaker overleggen gebruikelijk en wenselijk.
Plan de overlegvergaderingen met de bestuurder, de interne OR-vergaderingen en eventuele thematische bijeenkomsten aan het begin van het jaar in. Houd rekening met drukke periodes in de organisatie, zoals budgetrondes of jaarlijkse beoordelingscycli, zodat de OR tijdig betrokken kan worden bij relevante besluitvorming.
Een gedeelde digitale kalender die zowel voor de OR als voor de bestuurder toegankelijk is, maakt het beheren van de planning eenvoudig en transparant.
Een goed voorbereide OR begint bij HR
Wanneer HR deze tien zaken op orde heeft vóór de eerste OR-vergadering, geef je de ondernemingsraad een vliegende start. Een goed gefaciliteerde OR is niet alleen beter in staat zijn wettelijke taken uit te voeren, maar draagt ook bij aan een gezonde dialoog binnen de organisatie en aan betere besluitvorming op bestuursniveau.
De investering die HR doet in een professionele opstart betaalt zich terug in een OR die serieus genomen wordt, effectief opereert en een waardevolle gesprekspartner is voor de bestuurder.
Hoe MZ Services helpt bij een sterke OR-start
Bij MZ Services begrijpen we dat elke organisatie anders is. Daarom bieden wij persoonlijk advies en zijn we een flexibele partner die met jou meedenkt, of je nu een OR opricht, een nieuwe termijn start of de samenwerking wil verbeteren. Onze aanpak is concreet, praktisch en afgestemd op jouw specifieke situatie.
Dit is wat wij voor jou kunnen betekenen:
- Basistrainingen en verdiepingstrainingen voor nieuwe en ervaren OR-leden, zowel als open inschrijving als op maat
- Persoonlijk advies op maat voor HR en OR over structuur, rechten en samenwerking
- Begeleiding bij het opstellen of actualiseren van OR-reglementen en faciliteitenregelingen
- Ondersteuning bij het ontwikkelen van een moderne en toekomstbestendige medezeggenschapsstructuur
- Netwerkbijeenkomsten waar OR-leden ervaringen uitwisselen en van elkaar leren
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij een sterke OR-start? Neem contact met ons op en we denken graag vrijblijvend met je mee.
