De rol van de OR bij coronabeleid in jouw organisatie

Door: Didi Verhagen 

“Werk thuis als het kan en op kantoor als het moet.” Wat is moeten? Wanneer werken we thuis? Beperken we de capaciteit op kantoor? En hoe ga je om met de veiligheid van je medewerkers? Vragen om vaccinaties, mag niet. Maar je wil wel dat iedereen zich gehoord en veilig voelt en ieders mening wordt erkent. Als werkgever bevind je je op glad ijs, in een grijs gebied. Eén duidelijk antwoord is er namelijk niet. Wel zijn er handvatten om het gesprek te voeren. 

Duidelijkheid voor de OR

Een werkgever is verplicht om een veilige werkomgeving voor je werknemers te creëren. En medewerkers willen weten waar zij aan toe zijn. Daarnaast wil je mogelijk ook voor burgers, opdrachtgevers of patiënten duidelijk zijn in je beleid. De ondernemingsraad heeft een belangrijke rol in arbeidsomstandigheden en daarmee ook in de veilige en gezonde werkomgeving. Dat betekent dat regelingen die in dat kader getroffen worden ter instemming aan de OR moeten worden voorgelegd. 

Duidelijkheid is belangrijk, en tegelijk begrijp je ook als OR dat er in het algemeen, maar zeker rondom Corona, heel veel verschillende belangen en behoeften zijn. De éen vindt het thuiswerken heerlijk rustig, de ander voelt zich niet gezien door zijn leidinggevende. Weer een volgende heeft bezwaren tegen testen en/of vaccineren. Hoe maak je dan een zorgvuldige afweging als OR?  

Het open gesprek voeren

De eerste stap naar duidelijkheid is het open gesprek voeren. Maak ruimte in de dialoog voor iedereens kijk op de coronamaatregelen. Vraag aan werknemers waarbij ze zich juist wel of niet veilig voelen en waarin ze zich wel en juist niet gehoord voelen. Kijk of je een rode draad kunt ontdekken. De kennis uit deze gesprekken gebruik je vervolgens om je afspraken op te baseren. 

Ook als werkgever kun je een dergelijke dialoog voeren. Als leidinggevende is het je taak om kaders te stellen en randvoorwaarden te creëren voor communicatie en samenwerking. Het stellen van randvoorwaarden voor een gezonde dialoog rondom een gevoelig onderwerp als Corona zijn belangrijk: we hangen geen oordeel aan iemands mening. We zijn hier niet om elkaar te overtuigen. En we leggen de ander niet onze wil op. Wat we wel doen is open het gesprek voeren. Creëer een omgeving en moment waarin medewerkers voelen dat ze hun mening mogen uiten. Maar maak ook duidelijk dat ze zich niet hoeven uit te spreken als ze dat niet prettig vinden.

Besef je als OR dat de bestuurder misschien persoonlijke opvattingen heeft over de situatie rondom Corona en maatregelen. Die persoonlijke opvatting is wellicht ook in beweging. Maar daarnaast vertegenwoordigt hij de werkgeversrol waarbij hij verantwoordelijkheid en dus risico’s draagt ten aanzien van veiligheid van de collega’s. Al die rollen en opvattingen zorgen mogelijk voor lastige dilemma’s of het moeten kiezen uit twee kwaden; gaan we rigide thuiswerken terwijl ik weet dat een aantal mensen daar echt onder lijdt? Of gaan we tegen het overheidsbeleid in werken op kantoor wetende dat daaraan ook een gezondheidsrisico kleeft? Het is dan fijn als een open OR met je meedenkt.

Vastgestelde regels staan niet vast

Een belangrijk punt bij het al dan niet instemmen met regels en afspraken rondom corona, is dat je beseft dat de situatie keer op keer verandert. Nog altijd. Zie vastgestelde regels dan ook niet als vaste regels. Het is iets dynamisch. En dat geldt niet alleen voor het overheidsbeleid. Wat iemand vandaag nodig heeft om zich fysiek veilig te voelen op kantoor, kan over een aantal weken, bijvoorbeeld bij toenemende besmettingen, nieuwe kennis, een ziek familielid of het krijgen van een vaccinatie weer anders zijn. 

Maak ook altijd duidelijk dat je het gesprek aangaat vanuit het oogpunt van zorg dragen voor de veiligheid van medewerkers. Niet omdat je op basis van antwoorden een mening over iemand vormt. Besef je dat het vraagstuk complex is en er niet één antwoord of juiste manier van handelen is. Blijf altijd open over de afwegingen die je als OR maakt; blijf in gesprek en breng die input verder. Zo vormen jullie als organisatie samen de kaders. 

Rol voor de OR

Als OR representeer je de achterban. Dat doe je door naar ze te luisteren en meningen of visies op te vragen. Gesprekken voeren met de achterban is niet per se een formele rol, maar zo krijg je wel het beste gevoel bij hoe collega’s erin staan. Zet bijvoorbeeld een vragenlijst uit. Peil in welke mate er behoefte is aan duidelijkheid en kaders. 

Stel open vragen die volgens de wet mogen. Vraag bijvoorbeeld of iemand zich veilig voelt op kantoor of zijn werk in de huidige omstandigheden goed kan doen en werkplezier ervaart. En zo nee, wat is daarvoor nodig? Koppel dat terug aan de bestuurder om samen concrete afspraken te maken. 

Vergader met de OR oveingewikkelde vraagstukken als deze.