Wtp voor de OR – Stap 10: rond de nieuwe pensioenregeling zorgvuldig af

Oorspronkelijk opgesteld door &Gommer Pensions Group. Inhoudelijk geactualiseerd door MZ Services.
Laatst inhoudelijk gecontroleerd: 15 oktober 2026

De OR heeft ingestemd. De nieuwe pensioenregeling is afgesproken. Daarmee lijkt het belangrijkste werk gedaan.

Maar juist in de laatste fase kan er nog van alles misgaan.

De afspraken moeten correct worden vastgelegd, de pensioenuitvoerder moet de nieuwe regeling daadwerkelijk kunnen uitvoeren, werknemers moeten weten wat er voor hen verandert en uiteindelijk moet worden gecontroleerd of de regeling die wordt ingevoerd ook werkelijk de regeling is waarmee de OR heeft ingestemd.

Daarom eindigt ons 10-stappenplan niet bij de instemming.

Stap 10 gaat over een zorgvuldige afronding en invoering van de nieuwe pensioenregeling.

In Stap 9 hebben we gekeken naar het formele instemmingstraject. Waar artikel 27 WOR van toepassing is, heeft de OR ingestemd met het voorgenomen besluit van de werkgever tot wijziging van de pensioenregeling.

Daarmee ligt de inhoudelijke basis vast.

Vervolgens moeten de gemaakte afspraken worden vertaald naar de documenten en systemen waarmee de pensioenregeling in de praktijk wordt uitgevoerd. Dat lijkt misschien een technische exercitie, maar voor de OR is dit wel degelijk relevant.

De pensioenafspraak tussen werkgever en werknemer, de afspraken met de pensioenuitvoerder en het pensioenreglement moeten uiteindelijk op elkaar aansluiten. Als tijdens die vertaalslag inhoudelijke verschillen ontstaan, kan dat gevolgen hebben voor de arbeidsvoorwaarde pensioen.

Controleer daarom na de instemming wat uiteindelijk wordt vastgelegd.

Niet omdat de OR zelf pensioenreglementen moet gaan schrijven, maar omdat de regeling die wordt uitgevoerd moet overeenkomen met het voorstel waarover de OR zijn instemming heeft gegeven.

Dit is misschien wel de belangrijkste taak van de OR in deze laatste fase.

Pak het definitieve voorstel, het instemmingsbesluit van de OR en de uiteindelijke regeling naast elkaar. Zijn de premie en de werknemersbijdrage hetzelfde gebleven? Is de compensatie verwerkt zoals afgesproken? Klopt het nabestaandenpensioen? Zijn eventuele overgangsafspraken goed vastgelegd? En zijn voorwaarden die voor de instemming van de OR belangrijk waren daadwerkelijk terug te vinden?

Kleine tekstuele of technische wijzigingen tijdens de implementatie zijn onvermijdelijk. Maar wordt de inhoud van de arbeidsvoorwaarde pensioen alsnog wezenlijk gewijzigd, dan kan opnieuw de vraag ontstaan of sprake is van een instemmingsplichtig besluit.

De eerdere instemming van de OR is geen blanco cheque voor latere inhoudelijke wijzigingen.

In Stap 8 hebben we uitgebreid stilgestaan bij het transitieplan. Dat document legt de arbeidsvoorwaardelijke keuzes vast: welke nieuwe regeling is gekozen, welke effecten de overgang heeft, hoe met compensatie wordt omgegaan en waarom het totale pakket evenwichtig wordt gevonden.

Na die fase komt de daadwerkelijke uitvoering.

Daarvoor heeft de pensioenuitvoerder een eigen verantwoordelijkheid. Pensioenfondsen, verzekeraars en PPI’s moeten bij een Wtp-transitie onder de daarvoor geldende voorwaarden een implementatieplan opstellen. Daarin beschrijft de pensioenuitvoerder onder meer hoe de nieuwe regeling technisch en organisatorisch wordt ingevoerd, welke stappen daarvoor nodig zijn, welke risico’s bestaan en hoe die worden beheerst.

Het transitieplan en implementatieplan hebben dus verschillende functies. Het transitieplan gaat vooral over wat werkgever en werknemers arbeidsvoorwaardelijk hebben afgesproken en waarom. Het implementatieplan gaat over hoe de pensioenuitvoerder die afspraken verantwoord gaat uitvoeren.

De OR hoeft het implementatieplan niet goed te keuren. Maar wanneer uitvoeringsproblemen leiden tot wijzigingen in wat werkgever en OR eerder hebben afgesproken, moet de OR uiteraard opnieuw alert zijn.

Uiterlijk op 1 januari 2028 moeten pensioenregelingen voldoen aan het nieuwe pensioenstelsel. Maar de daadwerkelijke overgang kan uiteraard eerder plaatsvinden.

De datum waarop de nieuwe regeling ingaat, moet daarom voor alle betrokken partijen duidelijk zijn. Werkgever, pensioenuitvoerder en werknemers moeten weten vanaf welk moment de nieuwe afspraken gelden en wat er rond die overgang praktisch gebeurt.

Juist bij verzekerde regelingen en PPI-regelingen is dit actueel. Veel werkgevers moeten hun pensioenregeling in 2026 en 2027 nog daadwerkelijk omzetten.

Voor de OR is vooral van belang dat de invoeringsdatum niet leidt tot een laatste haastklus waarbij zorgvuldigheid moet wijken voor de planning van de uitvoerder.

De implementatie moet de gemaakte afspraken volgen, niet andersom.

Ook na de instemming blijft communicatie belangrijk.

In Stap 7 hebben we besproken waarom werknemers al tijdens het traject moeten worden meegenomen. Nu wordt de informatie persoonlijker en concreter.

De pensioenuitvoerder heeft daarbij een eigen wettelijke verantwoordelijkheid. Deelnemers moeten rond de overgang persoonlijke informatie ontvangen over de gevolgen van de nieuwe regeling.

Uiterlijk één maand vóór de transitiedatum moeten zij een prognose-transitieoverzicht ontvangen. Daarin wordt onder meer zichtbaar hoe het pensioen onder de oude en de nieuwe regeling naar verwachting uitpakt.

Na de overgang volgt een definitief transitieoverzicht. De AFM gaat ervan uit dat dit zo snel mogelijk wordt verstrekt, bij voorkeur binnen drie maanden en uiterlijk binnen zes maanden na het transitiemoment.

De pensioenuitvoerder verzorgt die formele individuele pensioeninformatie.

Maar ook voor werkgever en OR blijft er een rol.

Werknemers moeten de cijfers kunnen plaatsen. Waarom is deze regeling gekozen? Wat is er veranderd? Hoe is met compensatie omgegaan? Welke afspraken heeft de OR belangrijk gevonden?

Goede pensioencommunicatie stopt dus niet op het moment waarop de OR instemt.

Een nieuwe pensioenregeling moet niet alleen juridisch en administratief kloppen. Werknemers moeten er uiteindelijk ook mee kunnen omgaan.

Dat is vooral relevant als de regeling keuzes biedt.

De Pensioenwet verplicht pensioenuitvoerders sinds 1 juli 2023 om deelnemers adequaat te begeleiden bij keuzes binnen hun pensioenregeling. Die wettelijke norm heet keuzebegeleiding.

Welke keuzes daadwerkelijk bestaan, verschilt per regeling. Denk bijvoorbeeld aan eerder of later met pensioen gaan, de verhouding tussen ouderdoms- en partnerpensioen of, afhankelijk van de regeling, bepaalde keuzes rond een variabele of vaste pensioenuitkering.

De pensioenuitvoerder moet deelnemers helpen om de gevolgen van zulke keuzes te begrijpen en hen in staat stellen een passende keuze te maken.

Dat betekent niet dat werkgever en OR vervolgens achterover kunnen leunen.

Het kan heel zinvol zijn om na de overgang te bekijken of werknemers weten waar zij informatie kunnen vinden, of zij begrijpen welke keuzes zij hebben en of aanvullende uitleg vanuit de werkgever wenselijk is.

De OR hoeft daarbij niet zelf pensioenadviseur te worden. Wel kan hij signaleren dat werknemers onvoldoende begrijpen wat hun mogelijkheden zijn of dat bepaalde informatie in de praktijk niet goed aankomt.

De wettelijke taak voor keuzebegeleiding ligt bij de pensioenuitvoerder. Die moet deelnemers begeleiden bij keuzes binnen de pensioenregeling en rekening houden met het feit dat verschillende keuzes elkaar kunnen beïnvloeden.

Dat is iets anders dan een integraal persoonlijk financieel advies waarbij bijvoorbeeld ook hypotheek, spaargeld, belastingen en andere vermogensbestanddelen worden meegenomen.

Een werkgever kan er natuurlijk voor kiezen aanvullende begeleiding beschikbaar te stellen. Maar dan moet vooraf goed duidelijk zijn wie adviseert, over welke onderwerpen en vanuit welke professionele verantwoordelijkheid.

Voor de OR is de belangrijkste vraag daarom niet hoeveel “lagen begeleiding” er worden aangeboden.

Belangrijker is:

Kunnen onze collega’s de keuzes binnen hun pensioenregeling begrijpen en weten zij waar zij terechtkunnen als ze hulp nodig hebben?

De Wet herziening bedrag ineens is inmiddels door de Eerste Kamer aangenomen, maar het keuzerecht treedt volgens de huidige planning pas op 1 januari 2029 in werking. Vanaf dat moment kunnen deelnemers onder de wettelijke voorwaarden maximaal 10% van hun ouderdomspensioen in één keer opnemen.

Het is een goed voorbeeld van waarom pensioencommunicatie ook ná de Wtp-transitie actueel moet blijven. De pensioenregeling en de keuzes daaromheen blijven zich ontwikkelen.

De overgang naar de nieuwe pensioenregeling is een logisch moment om het dossier formeel af te ronden. Maar dat hoeft niet te betekenen dat pensioen daarna jarenlang van de OR-agenda verdwijnt.

Maak bijvoorbeeld met de bestuurder de afspraak dat na de invoering wordt teruggekeken op het proces. Werkt de regeling zoals was voorzien? Zijn er onverwachte problemen ontstaan? Krijgen werknemers de informatie die zij nodig hebben? Zijn er signalen uit de achterban over compensatie, premie of uitvoering?

Ook toekomstige wijzigingen van de pensioenregeling kunnen uiteraard opnieuw onder artikel 27 WOR vallen.

Pensioen blijft dus een medezeggenschapsonderwerp, ook nadat de Wtp-transitie is afgerond.

Stap 10 is afgerond wanneer de nieuwe pensioenregeling niet alleen op papier is overeengekomen, maar ook daadwerkelijk zorgvuldig is ingevoerd.

Voor de OR betekent dat vooral dat de definitieve regeling overeenkomt met hetgeen waarop de instemming was gebaseerd, dat werkgever en pensioenuitvoerder hun uitvoerings- en communicatietaken hebben opgepakt en dat werknemers weten wat er verandert en waar zij met vragen terechtkunnen.

Daarna kan het Wtp-project worden afgesloten.

Maar de aandacht voor pensioen niet.

Een goede pensioenregeling vraagt ook na de invoering om communicatie, begeleiding en zo nu en dan een kritische blik van de ondernemingsraad.

Van kennis opbouwen en de huidige regeling inventariseren tot de keuze voor een nieuwe regeling, premie, compensatie, communicatie, transitieplan, instemming en uiteindelijk de invoering.

Samen vormen die stappen één proces.

Bekijk het volledige 10-stappenplan Wet toekomst pensioenen voor de OR