Draaiboek OR-verkiezingen: zo organiseer je de verkiezingen in 15 weken

Door: Susanty Nap, geactualiseerd door Judith van Duivenboden

Voor het laatst inhoudelijk gecontroleerd op 18 oktober 2026

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt zeker voor OR-verkiezingen. Je wilt voldoende kandidaten, een behoorlijke opkomst en vooral een verkiezing die zorgvuldig en volgens de regels verloopt. Maar wanneer moet je beginnen? Wie is verantwoordelijk voor de organisatie? En welke stappen mag je beslist niet overslaan?

Met dit draaiboek voor OR-verkiezingen helpen we je op weg. We beginnen 15 weken voor de verkiezingsdatum. Dat geeft wat extra ruimte wanneer de voorbereiding meer tijd vraagt dan verwacht. En dat is geen overbodige luxe.

De planning is gebaseerd op de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en het SER-Voorbeeldreglement ondernemingsraden. Let wel: de WOR schrijft niet voor dat iedere OR precies deze termijnen moet volgen. Het eigen OR-reglement is leidend. Controleer daarom altijd of het draaiboek aansluit bij de regels die voor jullie ondernemingsraad gelden.

Controleer het OR-reglement en het aantal zetels

Begin met het OR-reglement. Daarin staan de afspraken over het aantal OR-leden, de verkiezingsprocedure, de kandidaatstelling, het kiesrecht en de manier waarop de stemmen worden uitgebracht en geteld. Controleer of die afspraken nog actueel zijn en aansluiten bij de organisatie.

Ook het aantal zetels verdient aandacht. Artikel 6 WOR bepaalt hoeveel leden een ondernemingsraad in beginsel telt. Dat aantal is afhankelijk van het aantal in de onderneming werkzame personen. De OR kan hiervan afwijken, maar heeft daarvoor toestemming van de ondernemer nodig. Het aantal zetels dat de OR telt moet in het reglement worden vastgelegd.

Bedenk ook of de bestaande medezeggenschapsstructuur nog past bij de organisatie. Misschien zijn er organisatieonderdelen samengevoegd of juist verzelfstandigd. Dat kan aanleiding geven om de medezeggenschap opnieuw te bekijken. Een onderdeelcommissie of centrale ondernemingsraad kun je echter niet zomaar instellen: de WOR stelt daarvoor afzonderlijke voorwaarden.

Bepaal de verkiezingsdatum en wie de verkiezingen organiseert

De zittende OR organiseert zijn eigen verkiezingen. Stel in overleg met de ondernemer de verkiezingsdatum vast en bepaal wie de voorbereiding uitvoert. Een verkiezingscommissie kan daarbij veel werk uit handen nemen. Ook de ambtelijk secretaris kan een belangrijke rol spelen.

Spreek af wie verantwoordelijk is voor de planning, de kandidaatstelling, het verkiezingsregister, de communicatie en de stemming. Leg de afspraken vast, zodat voor iedereen duidelijk is wie waarvoor aan zet is.

Begin met het werven van kandidaten

Eigenlijk begint het werven van kandidaten niet 15 weken voor de verkiezingen, maar al veel eerder. Een ondernemingsraad die gedurende de hele zittingsperiode laat zien wat hij doet en bereikt, zal doorgaans gemakkelijker nieuwe kandidaten vinden.

Vertel collega’s wat het OR-werk inhoudt, hoeveel tijd ermee gemoeid is en welke mogelijkheden het lidmaatschap biedt. Maak daarbij gebruik van de ervaringen van de huidige OR-leden.

Dan is er een belangrijk verschil. De verkiezingen voor de allereerste ondernemingsraad worden niet door een bestaande OR georganiseerd, maar onder verantwoordelijkheid van de ondernemer.

De ondernemer stelt eerst een voorlopig OR-reglement vast, nadat de betrokken vakbonden over het ontwerp zijn gehoord. Pas daarna kunnen de verkiezingen volgens dat reglement worden georganiseerd. Na de verkiezingen stelt de nieuwe OR zijn eigen reglement vast.

Wil je binnen jouw organisatie voor het eerst een OR instellen? Lees dan ook ons artikel OR oprichten: zo start je een ondernemingsraad stap voor stap. Ook de SER geeft uitleg over het organiseren van de eerste OR-verkiezingen.

Nu wordt het concreet. Maak de verkiezingsdatum, de wijze van stemmen en de hoofdlijnen van de verkiezingsprocedure bekend aan de medewerkers en informeer de betrokken vakorganisaties.

Geef daarbij duidelijk aan hoe de kandidaatstelling zal verlopen en wanneer kandidatenlijsten moeten worden ingediend. De termijnen staan in het OR-reglement. Bij het SER-Voorbeeldreglement begint de formele kandidaatstellingsperiode voor vakbonden negen weken voor de verkiezingen.

Zorg ook dat het verkiezingsregister wordt voorbereid. Hiervoor heb je actuele gegevens nodig van de medewerkers die op de verkiezingsdatum kiesgerechtigd en verkiesbaar zijn.

Een goede OR-verkiezing draait niet alleen om een correcte procedure, maar ook om betrokkenheid. Medewerkers moeten weten waarom er verkiezingen plaatsvinden, waarvoor de ondernemingsraad zich inzet en waarom het belangrijk is om te stemmen.

Bedenk een aansprekende verkiezingscampagne. Dat kunnen affiches, berichten op intranet, korte filmpjes, verkiezingsbulletins of bijeenkomsten op de werkvloer zijn. Laat vooral zien welke invloed de OR daadwerkelijk heeft.

Een verkiezingscampagne start je het liefst al veel eerder. Besteed je gedurende de zittingsperiode voldoende aandacht aan achterbancommunicatie, dan worden de verkiezingen een logisch vervolg op het contact dat de OR al met zijn collega’s heeft.

Terwijl de verkiezingsvoorbereidingen doorlopen, kun je alvast nadenken over de periode daarna.

Hoe worden nieuwe OR-leden ingewerkt? Welke lopende dossiers moeten worden overgedragen? En hoe zorgen jullie ervoor dat nieuwe leden niet vanaf de eerste vergadering achter de feiten aanlopen?

Een goede overdracht is meer dan het overhandigen van een stapel stukken. Bespreek ook de werkwijze van de OR, de samenwerking met de bestuurder en de belangrijkste vraagstukken die de komende tijd spelen.

Dit is bovendien een goed moment om na te denken over een starttraining voor de nieuwe ondernemingsraad.

Het verkiezingsregister moet nu beschikbaar zijn. Medewerkers moeten kunnen nagaan of zij terecht als kiesgerechtigd en verkiesbaar zijn opgenomen. Zorg daarbij voor een zorgvuldige omgang met hun persoonsgegevens.

Volgens artikel 6 WOR zijn medewerkers in beginsel kiesgerechtigd én verkiesbaar wanneer zij ten minste drie maanden in de onderneming werkzaam zijn geweest. Voor uitzendkrachten en gedetacheerden die onder de wettelijke regeling voor uitzendovereenkomsten vallen, gelden bijzondere regels. Zij worden na 15 maanden bij de inlener aangemerkt als in de onderneming werkzaam en verkrijgen in beginsel na in totaal 18 maanden kiesrecht. Het OR-reglement kan onder wettelijke voorwaarden afwijkende eisen bevatten.

Lees voor een uitgebreidere uitleg ons artikel Wie mag stemmen bij OR-verkiezingen?.

Start de kandidaatstelling

Negen weken voor de verkiezingen begint de kandidaatstellingsperiode. Wij adviseren om voor vakbondslijsten en vrije kandidatenlijsten dezelfde indieningstermijn te hanteren. Beide termijnen beginnen dan op hetzelfde moment en eindigen drie weken voor de verkiezingsdatum.

Daarmee houden we rekening met de uitspraak van het Gerechtshof Den Haag van 24 juli 2018 (ECLI:NL:GHDHA:2018:1777). Het hof benadrukte dat kandidaten in beginsel gelijke kansen moeten hebben en dat daarbij ook de termijnen voor de kandidaatstelling van belang zijn.

Het SER-Voorbeeldreglement ondernemingsraden gaat standaard uit van opeenvolgende indieningstermijnen, maar biedt ook de mogelijkheid om beide termijnen gelijktijdig te laten beginnen.

Houd er wel rekening mee dat een vakbondslid dat zelf een vrije kandidatenlijst wil indienen, moet weten of zijn vakbond eveneens een lijst indient. Dat bepaalt of hij bevoegd is de vrije lijst zelf in te dienen. Informeer kandidaten hierover tijdig en zorg dat de verkiezingscommissie eventuele onduidelijkheden zorgvuldig kan behandelen.

Uiteraard moeten de gekozen termijnen overeenkomen met het OR-reglement. Controleer daarom ruim voor de verkiezingen of het reglement hierop is ingericht.

De kandidaatstelling voor zowel vakbondslijsten als vrije kandidatenlijsten is inmiddels drie weken aan de gang. Beide indieningstermijnen blijven nog open tot drie weken voor de verkiezingsdatum.

Dit is een goed moment om te controleren of medewerkers voldoende op de hoogte zijn van de mogelijkheden om zich kandidaat te stellen. Zijn er al voldoende kandidaten? En zijn de voorwaarden en termijnen voor iedereen duidelijk?

Besteed daarbij bijzondere aandacht aan medewerkers die lid zijn van een vakbond, maar via een vrije kandidatenlijst willen deelnemen. Of zij zo’n lijst zelf mogen indienen, hangt mede af van de vraag of hun vakbond ook een kandidatenlijst indient. Voorkom onduidelijkheid door hier tijdig over te communiceren.

Controleer daarnaast de geldigheid van reeds ingediende kandidatenlijsten. Als er vragen ontstaan over de kandidaatstelling, is er mogelijk nog tijd om die vóór het sluiten van de indieningstermijn op te lossen. Meer informatie vind je in ons artikel Wie mag zich kandidaat stellen voor de ondernemingsraad?.

De kandidaatstellingsperiode loopt nog steeds. Zowel vakbonden als medewerkers die een vrije kandidatenlijst willen indienen, hebben daarvoor nog twee weken de tijd.

Blijf ondertussen aandacht besteden aan de verkiezingen. Zijn er voldoende kandidaten? Weten medewerkers hoe ze zich kandidaat kunnen stellen? En begrijpen zij wat het OR-lidmaatschap inhoudt?

Het is verstandig om potentiële kandidaten actief te informeren en eventuele vragen over het OR-werk te beantwoorden. Daarmee vergroot je de kans dat medewerkers zich alsnog kandidaat stellen.

Bepaal hoe de stemming praktisch wordt georganiseerd. Kiezen jullie voor een traditioneel stembureau, digitale verkiezingen of een combinatie daarvan?

De WOR schrijft een geheime schriftelijke stemming voor. Digitaal stemmen is mogelijk, mits het verkiezingsreglement daarin voorziet en de geheimhouding, betrouwbaarheid, toegankelijkheid en controleerbaarheid voldoende zijn gewaarborgd. Wil je de digitale stemprocedure uitbesteden aan een externe partij? Dan kan dat. Er zijn meerdere gespecialiseerde aanbieders op de markt. Het is dan verstandig om al eerder contact met deze partij op te nemen, zodat deze de noodzakelijke voorbereidingen al kan treffen.

Test het stemsysteem vooraf en zorg dat medewerkers die moeite hebben met digitaal stemmen passende ondersteuning krijgen. Voorkom dat iemand buiten de boot valt of meer dan één keer kan stemmen.

Meer hierover lees je in Mag je digitaal stemmen bij OR-verkiezingen?.

Volgens de in dit draaiboek beschreven procedure sluit nu de kandidaatstelling voor zowel vakbondslijsten als vrije kandidatenlijsten.

Controleer of alle kandidatenlijsten aan de wettelijke en reglementaire voorwaarden voldoen en stel vast hoeveel geldige kandidaten er zijn. Beoordeel daarbij ook of de lijsten door daartoe bevoegde personen of organisaties zijn ingediend. Vervolgens wordt vastgesteld hoeveel kandidaten er zijn en hoeveel zetels moeten worden bezet.

Zijn er evenveel of minder kandidaten dan beschikbare zetels? Dan vindt in beginsel geen stemming plaats en worden de kandidaten geacht te zijn verkozen. De procedure moet uiteraard wel correct zijn doorlopen.

Zijn er meer kandidaten dan zetels, dan moet daadwerkelijk worden gestemd.

Te weinig kandidaten is overigens niet alleen een praktisch verkiezingsprobleem. Het kan ook iets zeggen over de zichtbaarheid van de OR en het draagvlak voor medezeggenschap. Lees hierover ons artikel Wat doe je als er te weinig kandidaten zijn voor de OR?.

De geldige kandidatenlijsten worden nu definitief bekendgemaakt. Zorg ervoor dat vakbondslijsten en vrije kandidatenlijsten gelijktijdig worden gepubliceerd, zodat alle kandidaten dezelfde gelegenheid krijgen om zich aan de medewerkers voor te stellen.

Bij het vaststellen van de kandidaatstellingstermijnen hebben we rekening gehouden met de uitspraak van het Gerechtshof Den Haag van 24 juli 2018. Daarin benadrukt het hof dat een eerlijk verkiezingsproces in beginsel gelijke regels en kansen voor kandidaten vereist. Door voor vakbondslijsten en vrije kandidatenlijsten dezelfde begin- en einddatum te hanteren, geven we daar in dit draaiboek invulling aan.

Nu de lijsten zijn gecontroleerd en bekendgemaakt, is het zaak medewerkers te informeren over de kandidaten, de verkiezingsdatum en de manier waarop zij hun stem kunnen uitbrengen.

Bij een digitale verkiezing ontvangen kiesgerechtigde medewerkers tijdig hun steminstructies en eventuele persoonlijke toegangscodes. Bij een fysieke verkiezing zorg je voor duidelijke informatie over de locatie en openingstijden van het stembureau.

Geef kandidaten de gelegenheid om zich op een eerlijke en vergelijkbare manier aan hun collega’s voor te stellen. Dat helpt medewerkers om een bewuste keuze te maken.

De laatste week staat in het teken van de praktische voorbereiding.

Controleer het verkiezingsregister, de steminstructies, de beschikbaarheid van het stembureau of het digitale systeem en de afspraken over het tellen van de stemmen. Spreek ook af wie eventuele vragen of storingen afhandelt.

Zorg dat duidelijk is hoe de uitslag wordt vastgesteld en bekendgemaakt. Daarmee voorkom je discussies achteraf.

Heb je het draaiboek gevolgd? Dan is de voorbereiding grotendeels achter de rug. Maar juist tijdens de verkiezingen kan de OR nog iets doen om medewerkers te stimuleren hun stem uit te brengen.

Stuur bijvoorbeeld een herinnering wanneer de stembus bijna sluit. Maak duidelijk hoe en tot wanneer medewerkers kunnen stemmen. Houd de communicatie neutraal en geef geen voorkeursbehandeling aan bepaalde kandidaten.

Een goede opkomst is belangrijk voor het draagvlak van de nieuwe OR. Maar een zorgvuldig en eerlijk verkiezingsproces is minstens zo belangrijk.

Na afloop worden de stemmen geteld en wordt de uitslag vastgesteld volgens het OR-reglement.

Maak de uitslag bekend aan de ondernemer, de medewerkers en degenen die kandidatenlijsten hebben ingediend. Zorg er ook voor dat de namen en functies van de gekozen OR-leden op een goed toegankelijke plaats binnen de onderneming bekend zijn, zoals artikel 11 WOR voorschrijft.

Houd rekening met eventuele bezwaren volgens de daarvoor geldende procedure.

Daarna kan de nieuwe ondernemingsraad daadwerkelijk aan de slag. Regel een goede overdracht, maak afspraken over het voorzitterschap en de onderlinge taakverdeling en plan de eerste overlegvergadering met de bestuurder.

Vergeet vooral niet om ook afspraken te maken over de ambities en prioriteiten van de nieuwe OR. Een nieuwe zittingsperiode biedt de kans om met een frisse blik naar de medezeggenschap te kijken.

OR-verkiezingen zijn geen doel op zich. Ze vormen de basis voor een ondernemingsraad die namens de medewerkers invloed kan uitoefenen op de ontwikkeling van de organisatie.

Dat vraagt om een zorgvuldige verkiezing, maar ook om een goede start, heldere afspraken en voldoende kennis van de WOR. Daar kan MZ Services bij helpen.